醫藥行業(yè)具有“高度監管”和“高度專(zhuān)業(yè)”的特點(diǎn)，在企業(yè)數字化轉型過(guò)程中，如何結合行業(yè)特點(diǎn)利用數字化手段促進(jìn)管理轉型，以管理促效益，助力企業(yè)持續發(fā)展的問(wèn)題擺在了眾多制藥企業(yè)面前。2016年，漢江藥業(yè)借助浪潮GS管理系統，構建集團業(yè)財一體化管控系統，對業(yè)務(wù)流程進(jìn)行重新梳理設計，實(shí)現流程管控過(guò)程化，運營(yíng)管理精細化，使報表日從之前的每月10日提前到每月5日，實(shí)現企業(yè)管理數字化轉型。
陜西漢江藥業(yè)集團股份有限公司(下稱(chēng)“漢江藥業(yè)”)作為華邦生命健康股份有限公司(華邦集團)重要的一級子公司，是一家從事化學(xué)原料藥、醫藥中間體、生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)管理為主的中型醫藥企業(yè)集團。
近年來(lái)，隨著(zhù)國家監管的加強，環(huán)保法規以及市場(chǎng)環(huán)境的不斷變化，漢江藥業(yè)迫切需要對業(yè)務(wù)流程進(jìn)行重新梳理設計，實(shí)現流程管控過(guò)程化，運營(yíng)管理精細化，降低經(jīng)營(yíng)成本，提升企業(yè)競爭力。雖然漢江藥業(yè)早就開(kāi)始注重信息化建設，但原來(lái)的系統上，業(yè)務(wù)單據大量依賴(lài)手工錄入，工作量大，工作效率低，存在數據重復不準確等問(wèn)題，而且由于缺少統一的規劃設計，原系統無(wú)法對關(guān)鍵業(yè)務(wù)風(fēng)險點(diǎn)進(jìn)行控制，需要依賴(lài)“線(xiàn)下”紙質(zhì)流程審批。同時(shí)，因為系統模塊功能缺失，缺少資金計劃、銀企直聯(lián)以及票據管理等應用，根本不能滿(mǎn)足企業(yè)內控管理需求。
為降低生產(chǎn)成本和控制費用，2016年漢江藥業(yè)選擇與浪潮云ERP合作，希望借助浪潮GS管理系統，通過(guò)全業(yè)務(wù)流程的重新梳理和設計，實(shí)現內部經(jīng)營(yíng)的精細化管理。
“個(gè)性化”流程設計，風(fēng)險管控步步到位
浪潮經(jīng)過(guò)詳細的業(yè)務(wù)需求調研和業(yè)務(wù)模擬，針對漢江藥業(yè)不同的業(yè)務(wù)范疇、業(yè)務(wù)內容進(jìn)行差異化流程設計，充分重視流程的“個(gè)性化”風(fēng)險點(diǎn)識別，實(shí)現流程管控落地。
結合漢江藥業(yè)的采購業(yè)務(wù)特點(diǎn)。浪潮GS管理系統針對原材料、輔料、包材以及備品備件等不同的物料類(lèi)型，分別設計不同業(yè)務(wù)類(lèi)型的采購流程，滿(mǎn)足采購業(yè)務(wù)流程的差異化管控需求，通過(guò)流程梳理，改變了之前隨意采購的狀態(tài)，減少庫存積壓，杜絕浪費，大大節約了成本。
例如針對備品備件管理面臨的“基礎信息亂、申請提報亂、領(lǐng)用控制難”等問(wèn)題，經(jīng)過(guò)調研設計將流程統一調整為：系統內建立統一的基礎檔案，由使用部門(mén)在系統內容提出采購需求，統一計劃提報流程;相關(guān)責任人審批，倉庫平衡利庫，形成最終采購訂單統一采購;備品備件到貨入庫后，領(lǐng)用部門(mén)提出領(lǐng)用申請，系統根據要貨申請生成領(lǐng)料單，進(jìn)行領(lǐng)用控制。
結合漢江藥業(yè)銷(xiāo)售管理業(yè)務(wù)特點(diǎn)。浪潮GS管理系統增加了銷(xiāo)售計劃控制節點(diǎn)，由業(yè)務(wù)員在系統內進(jìn)行銷(xiāo)售訂單(計劃)的填報，將銷(xiāo)售發(fā)貨預測管理前移，銷(xiāo)售部門(mén)負責人參與銷(xiāo)售訂單的審核。所有業(yè)務(wù)流程只有源頭的單據是手工錄入，后續所有單據參照上一步業(yè)務(wù)單據生成，數據充分共享，形成供應鏈閉環(huán)，提升內控管理能力，有效規避業(yè)務(wù)風(fēng)險。
業(yè)務(wù)與資金支付聯(lián)動(dòng)，實(shí)現精準管控
漢江藥業(yè)原應付系統僅僅只是完成了單據的錄入和自動(dòng)生成憑證功能，沒(méi)有啟用賬期管理。采購資金的支付由采購部在月初提出資金支付計劃，財務(wù)部根據資金情況進(jìn)行復核，然后由業(yè)務(wù)部門(mén)手工填制付款申請單，財務(wù)按單據申請金額支付，沒(méi)有和采購發(fā)票形成一一對應關(guān)系，容易出現付款不均衡現象，財務(wù)不能及時(shí)掌握資金需求，不利于資金調配和管控。
浪潮結合漢江藥業(yè)應付管理需求，重新設計應付款計劃管理流程，在采購合同環(huán)節明確合同付款計劃，到期后系統自動(dòng)生成付款申請單據，經(jīng)過(guò)審批流程結束后，財務(wù)按賬期付款，實(shí)現采購發(fā)票與付款筆筆對應，杜絕人工干預付款。財務(wù)可以根據賬期掌握采購資金需求，提前進(jìn)行資金籌劃，加強了資金管控力度。系統自動(dòng)根據相應往來(lái)單位的賬齡，控制付款并提前一周通知付款人，避免提前付款造成公司損失也避免延誤付款影響公司信用。漢江藥業(yè)2016年總共采購金額1.6億，與以前未上浪潮GS系統相比，新增加了8000萬(wàn)采購款賬齡控制，按基準利率4.35計算，60天賬齡是57萬(wàn)。
同時(shí)，漢江藥業(yè)借助銀企直聯(lián)功能，實(shí)現企業(yè)賬戶(hù)資金實(shí)時(shí)監控;通過(guò)資金結算平臺和票據管理等功能，規范付款審批流程和應收票據臺賬管理，實(shí)現資金付款審批“共享”，出納人員實(shí)時(shí)了解到各項付款申請情況，提前對相關(guān)賬戶(hù)資金進(jìn)行規劃“預留”，避免在資金緊張的情況下影響采購業(yè)務(wù)的執行;通過(guò)票據臺賬功能，建立票據臺賬，實(shí)現對票據的“全生命周期”管理，從開(kāi)票到承兌進(jìn)行詳細的過(guò)程記錄，實(shí)時(shí)、準確的了解承兌匯票的流向情況。
集團業(yè)財一體化管控，實(shí)現共享聯(lián)動(dòng)
浪潮GS系統充分體現“業(yè)務(wù)驅動(dòng)財務(wù)”的管理理念，業(yè)務(wù)單據自動(dòng)生成總賬憑證，業(yè)務(wù)數據與財務(wù)數據保持一致，同時(shí)支持通過(guò)財務(wù)憑證聯(lián)查業(yè)務(wù)單據，對業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)數據如實(shí)反映監督，降低了月末結賬、數據核對工作量。例如月末產(chǎn)品成本核算借助浪潮GS系統實(shí)現當月完工產(chǎn)量、在制品數量、返工數量等成本資料從供應鏈系統中自動(dòng)獲取，并實(shí)現了制造費用的自動(dòng)分配計算，提高財務(wù)人員工作效率與質(zhì)量。漢江藥業(yè)財務(wù)報表日從之前的每月10日提前到每月5日。
浪潮GS系統還具有強大的合并報表功能，支持“合賬”、“合表”等多種合并報表處理方式，輕松實(shí)現報表合并，改變手工編制合并報表的狀況，有利于上級公司對下屬公司的財務(wù)管控。
在新環(huán)境、新政策、新技術(shù)影響下，漢江藥業(yè)依托云計算、互聯(lián)網(wǎng)、大數據等信息技術(shù)，積極通過(guò)信息化建設升級，推動(dòng)企業(yè)管理創(chuàng )新。通過(guò)借助浪潮GS系統，構建漢江藥業(yè)集團管理與共享服務(wù)平臺，利用基礎數據標準化、流程梳理與設計，實(shí)現內部風(fēng)險管理、精細化運營(yíng)管理、財務(wù)業(yè)務(wù)共享聯(lián)動(dòng)，提升企業(yè)運營(yíng)管理效率與經(jīng)營(yíng)效益，實(shí)現企業(yè)數字化轉型。
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